Todo mundo, em algum momento da carreira, já teve que participar de alguma reunião a qual não só atrapalhou toda a sua agenda – e ainda o fez perder tempo – como também afetou a sua produtividade, além de sair dela com a sensação de que tudo aquilo que foi conversado poderia ter sido resolvido através de um simples e-mail.
Esse tipo de situação acontece frequentemente em muitas empresas, e quando você passa o dia saindo de uma reunião para entrar em outra, acaba não realizando todas as tarefas que precisa para dar andamento aos seus projetos. Isso afeta a gestão de tempo dos colaboradores e faz com que funcionários dedicados tenham que trabalhar horas extras para concluir seu trabalho e não perder prazos, ou acabam reduzindo a qualidade de seu serviço para conseguir acompanhar o fluxo.
O próprio CEO da Amazon, Jeff Bezos, é bastante peculiar quando se trata de reuniões, e popularizou a “regra das duas pizzas”, que afirma que você deve evitar reuniões com uma duração onde precisaria de mais de duas pizzas para alimentar todo o grupo, ou seja, quanto mais pessoas em uma reunião, menos produtiva será.
Além de afetar a qualidade de vida dos funcionários, isso acaba causando despesas para a sua empresa. Um estudo sobre produtividade, conduzido pela Bain & Company, constatou que uma reunião semanal em uma grande empresa pode chegar a custar até US $ 15 milhões por ano. Para calcular o custo de uma reunião foram inseridos: a duração, o número de participantes e o salário anual de cada pessoa presente nela.
Ou seja, quando você participa de uma reunião ineficaz, não perde só tempo, perde dinheiro também. Alguns líderes da Bain & Company afirmam que “mais da metade das reuniões que participaram recentemente foram ‘ineficazes’. É difícil saber exatamente quanto desse tempo desperdiçado poderia ser resgatado. Mas nossos dados sugerem que a maioria das empresas tem a oportunidade de liberar pelo menos 20% de suas horas coletivas, trazendo maior disciplina para o gerenciamento do tempo ”.
Reuniões sem propósitos claros acabam distraindo os funcionários de seus afazeres importantes, desperdiçam orçamentos e matam a motivação dos colaboradores. Além disso, pode dar a ideia de que você não confia o suficiente em sua equipe e precisa de reuniões o tempo todo para acompanhar seu desempenho.
O que faz sua reunião ser improdutiva? Alguns líderes de grandes empresas de inovação apontam alguns motivos, como: convidar pessoas que não deveriam estar ali, só para fazer volume; falta de simplicidade e objetividade; apresentação de powerpoint (Na Apple e na Amazon o uso de ppt é proibido em reuniões internas), entre outros.
Quando as reuniões ficam fora de controle, a produtividade diminui. De acordo com a professora Gloria Mark, da Universidade da Califórnia, um colaborador demora em média 25 minutos para retornar à sua tarefa original após uma interrupção.
Um dia sem marcar reuniões
Sabendo que o excesso de reuniões ineficazes pode prejudicar a organização e seus funcionários, empresas como a Asana, Aria Healthcare e Moveline estabeleceram um dia em que é proibido marcar qualquer tipo de reunião.
Segundo os dados coletados por David Rubinger, essa decisão fez com que o número de reuniões marcadas realmente diminuísse e não fossem remanejadas para outro dia. As pessoas perceberam o quanto conseguiam realizar em um dia sem reuniões e começaram a desejar por mais produtividade durante o resto da semana, aprendendo assim a obter as informações que precisam sem depender de reuniões.
É claro que algumas reuniões são importantes e devem ser mantidas dentro da empresa. Quando elas têm um propósito dedicado em fornecer valor são um excelente uso do tempo para todos. No entanto, estes dados e estudos servem para esclarecer seus efeitos negativos quando utilizadas em excesso – ainda mais quando são feitas sem um porquê – bem como algumas maneiras de gerenciar melhor tudo isso.
Natália Fazenda
Área de Conteúdo da HSM
